第一条为加强书院各类印章管理，合理有效地使用印章，确保印章的安全使用，维护印章的法定性和权威性，根据《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》和《海南大学印章管理规定》，结合书院实际，特制定本规定。

第二条印章的管理

（一）书院印章要指定专人担任监印员，负责保管印章与监印。书院党委印章由党建组织员任监印员，书院行政印章由综合办负责人任监印员，书院团委印章由团委负责人任监印员。其他印章根据业务用途指定相关人员任监印员。

（二）监印员必须亲自用印。监印员暂离岗位时，可临时委托办公室其他人员监印，但必须做好交接手续。

（三）书院印章只限在办公室使用，因公外出需携带印章使用，必须经书院领导批准，由监印员携章前往监印，用毕立即返还。特殊情况（成批加盖不方便搬动的证书、报表、上级文件等）时，经书院领导批准，由监印员携带印章前往现场监印，用毕立即返还。

（四）所有用印证件、文件等，必须打印清晰、整洁、规范。有存档价值的手写材料，一律用钢笔、签字笔或毛笔书写。凡不符合规定的证件、文件不予用印。

第三条各类印章使用范围

（一）书院组织单位印章的使用范围

书院组织单位印章系指“中共海南大学朴诚书院委员会”、“海南大学朴诚书院”“共青团海南大学朴诚书院委员会”三枚印章。使用范围包括：

1．经书院领导批准，以书院党委、书院行政、书院团委名义下发和上报的公文、信函、报表等。

2．经书院领导批准的各种证件、证书、证明（工作证、聘书、各种荣誉证书等）。

3．书院领导签订的院级合同、协议书等。

4．其它需要加盖书院印章的材料。

（二）书院领导签章的使用范围

书院领导签章系指刻有领导本人姓名的私人签字用章。使用范围包括：书院领导明确指示使用书院领导签章的文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。

（三）专用印章的使用范围

书院各办公室为履行某一项专门业务可以刻制使用专用印章，刻制时必须刊明专门用途。此类印章只能在刊明的使用范围内使用，并由书院授权的负责人管理、使用。

第四条书院印章使用程序

（一）领导审批。各类需用印材料均须经书院领导审核，由书院领导在材料上签名或由书院领导签发《海南大学朴诚书院印章使用审批表》（附件1，另附经审批可用印材料的复印件），再由材料经办人提交至监印员，方予用印。

（二）监印员用印。监印员审核材料内容是否清晰、整洁、规范，是否有书院领导签名或审批，附件是否齐备，经审批可用印材料的复印件与经办人实际提交的材料是否一致，符合规定的，方予用印。

（三）登记存档。监印员、材料经办人填写《海南大学朴诚书院印章使用登记表》（附件2），书院领导未在材料上签字的，监印员须留存《海南大学朴诚书院印章使用审批表》及经审批可用印材料的复印件。用印材料涉及人数较多的，还须附名册存查。

第五条附则

（一）监印员超越权限用印、不按规定用印及因监印员管理不善造成印章丢失的，以工作失职论处并追究相关责任；属严重越权用印行为或造成书院重大损失的，以严重失职和重大责任事故论处，并追究行政责任和经济责任；构成违法的，追究法律责任。

（二）在学校办公自动化系统正式运行后，办公自动化系统的网络处理流程中有关海南大学朴诚书院电子印章的使用依照本办法进行设置和运行。

（三）本规定由海南大学朴诚书院负责解释。

（四）本规定自发布之日起实施。