10月9日，海南大学第19次校长办公会于改造后的行政楼501会议室顺利召开，取得良好的效果，标志着我校第一间无纸化会议室完成信息化改造并正式投入使用。

本次改造本着“环保节能、安全高效”的原则，在不改变现有会议室整改结构和布局的基础下，升级了会议室信息化软硬件，使其成为高效率、高保密、高节能的无纸化会议平台。改造过程中，校长办公室会同党委办公室、国资处、网教中心先后多次与相关公司接洽，并前往海南省地震局、海口市海事局等单位实地考察，明确我校无纸化会议室建设项目的需求、产品类型、功能等。从六月启动，到八月基本完成建设。新升级改造的501会议室使用了一套智能交互式无纸化会议系统。会议室的20个座位上，均配置了15.6 寸超薄电容液晶屏一体升降器，自带多媒体终端主机，同时有一台无纸化控制主机，作为系统的管理和控制中心。无纸化会议终端通过网络与无纸化控制主机连接，组成一套完整的智能交互式无纸化会议系统，实现会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等功能，充分解决传统会议大量资料文档打印的耗时、浪费和设备繁多操作复杂的问题，体现高效环保会议，也充分确保会议信息资料的保密安全。