各学院学工办：
为尽快完成2012级学生的建档工作，请各学院自行收集12级新生自带的高中、高考纸质档案和新生录取通知书、入团志愿书等材料，并于十月二十日前移交档案馆学生档案室。具体事项要求如下：
一、 以班级为单位收集档案。先在档案袋的封面写上xx专业，在专业的后面注明学号的后三位数，然后按学号从小到大的顺序排列，同时附上该班级学生名单（请参照附件里的表格），注明学号、姓名、性别、生源地以及纸质档案、录取通知书、团员材料上交情况等内容,并一式两份与档案一块送交档案馆。
二、 新生档案应包含如下主要材料：中学学籍材料；普通高等学校招生体格检查表；普通高等学校招生报名登记表等。研究生档案含本科学籍档案。
三、对于学院学工办在迎新资格审查时打开学生纸质档案的，请老师在档案打开处签名。
四、录取通知书应收、交盖有“本校是教育部批准的具有高等学历教育招生资格的普通高等学校”章的下联，并注明学号的后三位数，按从小到大的顺序排列。已交保卫处办理户口迁移的，则待办理完落户手续后，各学院学工办照上述要求整理，并移交学生档案室归档。
五、团员材料由各班团支部收集、拆封，将团员证归还学生本人，介绍信由支部保管，入团申请书夹在志愿书中，然后把入团志愿书和遗失证明按学号从小到大的顺序排列好移交学生档案室归档。
六、对于个别专业因重新分班而学号错开的，请以专业为单位，按学号从小到大的顺序排列。
七、档案收集齐全后，由各班班长带领二到三名表现好的学生移交档案馆，并在档案室老师的指导下，整理入库上架。
八、请各学院学工办负责收集、整理新生档案的老师予以高度重视，认真负责完成此项工作。如未按以上要求操作，将退回该学院。
九、学生所在校区学生档案室联系电话及负责老师。
1、档案馆学生档案室（老图书馆一楼）联系人：李老师（研究生）、郑老师，联系电话：66291022。
2、应用科技学院（城西校区）联系人：单老师，联系电话：66960703。
3、应用科技学院（儋州校区）联系人：李老师，联系电话：31115311。
附件：登记表
档案馆
2012年9月4日登记表
