毕业生合影照片是学生在校学习历程的生动见证，是学校珍贵的原始档案资料，具有重要价值。

一、归档范围

1.以班级为单位，本科生、硕士研究生、博士研究生毕业生合影照片。

2.往年历届未归档的毕业生合影照片。

二、归档要求

1.请各学院指定专人负责，将本单位毕业生合影照片收集工作联系人信息表（附件1）发送至991329@hainanu.edu.cn邮箱。

2.纸质照片和电子照片各归档一份。

纸质照片规格统一为28cm*20cm压膜照片，照片背面附文字说明，文字说明中合影人员名单要与照片上人员排序一致对应，并请在领导和老师姓名后加以备注。照片文字说明模板见附件2。

电子照片需为jpg格式（不低于300万像素），文件命名为“海南大学**学院2023届**专业**班毕业合影”，照片文字说明电子版亦需一同归档。

三、档案移交

按照归档要求核查无误后，各学院将纸质照片、电子照片及照片文字说明电子版一同移交到学校档案馆。

移交时间：每年6月28日前

移交地点：校档案馆（校史馆）实物与声像档案室

移交手续：移交单位填写《毕业生合影照片移交清单》（附件3），用A4纸打印一式两份，单位盖章、移交人签名，移交时经接收人验收签字后，双方各存留一份。

联系人：熊老师

联系电话：66297863

附件：1.毕业生合影照片收集工作联系人信息表

2.毕业生合影照片文字说明模板

3.毕业生合影照片移交清单