学生档案材料是学生档案最主要的组成部分，是反映学生情况的基本凭证和重要依据。学生档案材料的收集工作尤为重要。为及时做好我校学生档案的整理、归档工作，特作出以下工作要求：

一、高度重视，明确责任

各相关部门要高度重视，加强领导，明确责任，指定专门的档案负责人负责组织好档案材料的收集工作。

二、收集材料的对象及范围

收集材料对象：在校本科、全日制硕士研究生、全日制博士研究生

收集材料范围：各相关部门目前保管的学生档案材料

三、档案材料收集要求

1．各类入档的登记表或审批表等材料要求手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，需加盖公章，审批意见、日期等内容填写完备。

2. 归档材料应当是原件，特殊情况需存入复印件的，应在复印件（A4纸张）上加盖相关职能部门公章。

3．归档材料必须注明学生姓名、专业、班级及学号，分类汇总整理后，每类材料以班级为单位按照学号由小到大的顺序排列。

4. 由各相关部门负责档案收集和管理的老师将材料汇总整理后（附材料清单）移交至学生档案室（需相关负责人签名盖章后）并同时提交一份电子清单到相应的本科和研究生邮箱。(各项材料移交清单表格可以在档案馆官网下载）

本科邮箱地址：bkda@hainanu.edu.cn

研究生邮箱地址：xsda@hainanu.edu.cn

5. 不符合归档要求的档案材料不予接收。

四、工作要求

高校学生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的就业、保险、提干、养老、出国等一系列切身利益问题，如有缺失不仅会严重损害毕业生权益，也会给学校声誉造成不良影响。各相关部门应本着对学生负责、对学校负责的态度，加强对学生档案材料的管理力度，指定专人负责，责任落实到人，确保在校大学生档案材料及时、规范、完整入档。对于利用档案材料徇私舞弊、保管不善造成缺失的，将依法追究相关人员责任。

五、档案材料收集时间

（一）研究生档案材料收集时间节点

应届毕业生党员材料及奖惩材料：2024年5月5日-2024年5月20日

研究生培养手册、成绩单、评阅书及毕业生登记表：2024年6月20日--2024年7月5日

全国普通高等学校毕业生去向登记信息：2024年5月30日前、2024年6月30日前

在校生党员材料及奖惩材料：每年的12月5日-12月20日

研究生新生档案：每年的9月5日--9月25日

（二）本科生档案材料收集时间节点

应届毕业生党员材料及奖惩材料：2024年5月5日-2024年5月30日

毕业生成绩单、学籍卡：2024年6月30之前

毕业生登记表、学年鉴定表：2024年5月30日之前

毕业生国家学生体质健康标准登记卡：2024年5月30之前

全国普通高等学校毕业生去向登记信息：2024年5月30日前、2024年6月30日前

在校生党员材料及奖惩材料：每年的12月5日-12月20日

本科生新生档案：每年的10月1日--12月30日

在校生学年鉴定表：每年的2月-4月

学籍变动情况：每年年底