为了做好2013届全日制普通本科（学术型硕、博研究生）毕业生档案迁转工作，根据《海南大学学生档案管理办法》规定，现将有关事项通知如下：

一、各学院及有关部门必须在六月二十日前，将毕业生的归档材料按专业、学号由小到大的顺序整理好，指派二至三名本班级或本专业学生将材料送交学生档案室并装入学生个人档案中。

二、各类毕业生应注意的事项：

1、考取硕、博研究生的毕业生，须将录取学校的调档函于2013年7月1日前交到学生档案室，调档函的复印件务必交回学院学工办。

2、已落实就业单位的毕业生，在与用人单位签订就业协议书时，必须要求用人单位在“档案转递详细地址”一栏上，将档案接收单位的名称、地址及邮编书写清楚，并自行复印一份送学生档案室作为转寄档案的依据。

3、未落实就业单位的毕业生，一律按照学校就业指导中心提供的就业派遣计划，通过机要的方式，发回生源省市人事部门。

4、需要办理改派手续的毕业生，在改派手续办完后，必须将新的就业通知书（报到证下联）及接收证明交回学生档案室，否则所造成的失误，由学生本人负责。

以上1-4类的毕业生应在当年内到所报到地址查询档案的下落。

5、就业单位要求自带档案，须准备以下材料：

（1）本人自带档案的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人身份证复印件；

（２）若本人不能亲自办理，需委托他人前来提档的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人的身份证复印件并于空白处亲笔写上授权委托书，被委托人身份证复印件。

三、请各学院、各毕业生按上述要求操作。

四、以上条款由学生档案室负责解释。

海南大学档案馆

2013年4月7日