关于实施《海南大学学生档案管理实施细则》的通知

教务处、研究生处、学生处、就业办及各教学单位：

由于两校合并，学校成立档案馆，学生档案从学生处统一划归档案馆管理。历经四年的实践，在校领导、有关部门及各教学单位的关怀和大力支持下，档案工作取得了一定的成绩。但是，面对新形势和新要求，学生档案管理也出现了一些新问题。按照现有的管理模式，每临暑假前夕，近八千名毕业生的学籍材料从相关处室与各学院一并蜂拥交至档案馆，导致毕业生的材料整理归档工作巨大。为了确保毕业生能够如期持档赴就业单位顺利报到，全馆人员假期加班加点，仍不能完成学生档案的整理、传递，直接影响了毕业生的就业。为此，学生意见很大，怨言颇多，甚至直接反映到校领导。为了规范档案管理，提高工作效率，确保毕业生档案安全、准确、快捷传递，我馆在参照其他高校管理的基础上，结合我校实际，制定了新的《海南大学学生档案的管理实施细则》，经学校同意，现下发给你们，请认真贯彻执行。

特此通知

附件：《海南大学学生档案的管理实施细则》

海南大学档案馆

二0一二年三月二十七日

附件：

海南大学学生档案管理实施细则

一、档案馆学生档案室工作职责

学生档案的日常管理与利用（如奖惩材料归档、学籍异动档案调整、接待查阅政审等），办理转递历届暂留毕业生档案、处理学生查询的各种问题。

二、相关部门及教学单位工作职责

产生学生档案材料的相关部门及教学单位，按照各自工作职责，负责对在校生档案材料的建立、收集与整理，按时向档案馆学生档案室移交。

三、入校新生归档材料范围与工作流程

（一）归档材料范围：

1.本科新生

（1）高中档案（必须归档，如有缺失，请回原就读高中补办。）

（2）录取通知书（必须归档）

（3）入团（党）志愿书

2.硕士研究生新生

（1）高中期间材料

（2）本科期间材料

（3）工作期间材料（有工作经历的）

（4）其他

3.博士研究生新生

（1）高中阶段材料

（2）大学期间材料

（3）硕士研究生期间材料

（4）工作期间材料（有工作经历的）

（5）其他

说明：1.其他是指考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料。

（二）归档流程与工作要求

1.新生入学后，各学院新生年级辅导员即指派专人，按归档材料范围对新生档案材料内容展开收集工作。

2.各学院在每年的10月底之前，将新生档案材料以及移交登记表（一式二份）一并交到档案馆学生档案室，并以专业为单位，每个专业指派3-4名认真负责的学生在档案馆规定的时间里，到指定的地点，由学生档案管理人员监督、指导，对新生档案进行整理，建立统一的学生档案。

四、毕业生归档材料范围与工作流程

（一）归档材料范围

1.本科毕业生

（1）学生学籍表和成绩表

（2）高校毕业生登记表

（3）就业通知书

（4）党（团）组织档案

（5）奖惩记录

2.硕士（博士）毕业生

（1）硕士（博士）研究生培养手册

（2）硕士（博士）研究生论文评阅书

（3）学历教育硕士（博士）学位获得者基本信息表

（4）硕士（博士）研究生毕业婚育状况证明表

（5）就业通知书

（6）党团组织档案

（7）奖惩记录

（二）归档流程与工作要求

1.毕业生档案材料的归档工作，时间紧、任务重、要求严、涉及面广，关系到学生的就业，需要各学院和教务处、研究生处、学工处、组织部、就业办等各有关单位的紧密配合，按时按质地做好这项工作。

2.毕业生档案材料的形成部门要及时、准确、全面提供毕业生的档案材料，以保证毕业生档案的齐全完整和转递工作顺利有序地进行。

3.毕业生各类档案材料由各有关部门按学院、专业、学号（从小到大）排列，在学生离校前及时将材料统一送交学生档案室。

4.毕业班辅导员以专业为单位，每个专业指派1-2名思想表现好、工作认真负责的学生到学生档案室，在学生档案管理人员的监督指导下，将各类毕业生材料按顺序归入每个学生的档案袋，并在档案袋封面的目录上注明材料名称。

5.在收集、移交毕业生归档材料时，各档案材料形成部门要认真检查材料内容是否完整、数量是否齐全、手续是否完备。凡规定由组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期；文字的填写必须是蓝黑墨水。

6.在毕业生档案材料整理归档过程中，应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究其责任，严肃查处。

（三）毕业生档案转递

1.学校就业办、研究生处向学生档案室提供毕业生就业方案。

2.学生档案室根据毕业生就业方案以机要方式转递毕业生档案。

本细则自颁布之日起执行。凡与本规定不相符的，一律废止，本规定由档案馆负责解释。