为了做好2012届全日制普通本科毕业生档案管理及迁转工作，根据《海南大学学生档案管理办法》规定，现将有关事项通知如下：

一、各学院及有关部门必须在六月二十日前，将毕业生的归档材料按学院、专业、学号由小到大的顺序整理好后，移交学生档案室。

二、凡考取硕士研究生(或博士研究生)的毕业生，必须将所录取学校的调档函于2012年7月1日前交到学生档案室，调档函的复印件交回各学院学工办。

三、已落实就业单位的毕业生，在与用人单位签订就业协议书时，必须要求用人单位在“档案转递详细地址”一栏上，将档案接收单位的名称、地址及邮编书写清楚，并自行复印一份送档案馆学生档案室作为转寄档案的依据。

四、需要办理改派手续的毕业生，请一定要通知学生档案室暂不发送档案。去办理改派时，应先到学生档案室将报到证的下联取出，与其他材料送到省大中专毕业生就业指导中心办理改派手续后，将新的报到证下联及接收证明交回学生档案室，学生档案室即按新的接收单位转寄档案。否则所造成的失误，学生本人负责。

五、毕业生因就业工作需要自带档案的，按要求准备以下材料：

(1)本人自带档案的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人身份证复印件；

(2)若本人不能亲自办理，需委托他人前来提档的，须提交的材料：调档函原件或者报到证复印件，本人的身份证复印件并于空白处亲笔写上授权委托书，被委托人身份证复印件。

六、毕业生可根据自己的就业需要，考虑档案的去留：

(1)确定档案暂留在学校保管的，毕业生必须亲自与档案馆签订《档案暂存协议书》（协议书可在网上点击海南大学档案馆公告栏下载）。签订协议书的具体时间是2012年的5月1日—2012年5月31日，逾期不再办理。

(2)确定档案不保留的，无需声明，其档案由学生档案室根据学校就业办提供的就业计划，在档案材料齐全后通过机要方式寄出。各毕业生最好在当年内到所报到地址或有档案管理权限的部门查询档案的下落。

七、海南本省籍毕业生的档案，原则上均按就业计划转回生源地市（县）人力资源和社会保障局，不要暂留在校。

八、请各学院各毕业生按上述要求操作。

九、以上条款由学生档案室负责解释。

特此通知 海南大学档案馆

2012年1月6日