为切实做好2009年新生接待工作，在学校的统一部署下，我集团做了充足的准备，成立了以单明华总经理为组长，徐凤莲书记、李海清副总经理为副组长的迎新工作领导小组，下设迎新办公室、校园环境组、车辆调度组、饮食保障组、住宿服务组、商务服务组和一卡通服务组等7个工作小组，并召开专题会议研究迎新工作，对迎接新生的各个环节进行了精心的准备和周密的安排。
在新生接待期间，集团领导虽忙于其他常规工作（包括甲流工作），但同时也不忽视新生接待工作。集团领导都能保证在每天抽出一段时间巡视各接待点，倾听新生、家长及迎新工作人员的心声，及时解决一些棘手的问题，如车辆接送问题、新生深夜到校的吃住问题等，以高标准、高质量的服务迎接来自全国各地的莘莘学子。
为做好迎接新生工作，集团迎新办公室在7月份就制订了详细的《后勤集团2009年新生接待工作实施方案》，将接待新生的具体工作安排到各工作小组。
集团办公室从9月5日起，开始制作挂用于校内外悬挂、摆放、张贴等的条幅、板块、接待流程图、指示牌、温馨提示，提前营造迎新氛围。后勤服务热线提前熟悉学校和集团的新生接待工作情况，充分做好接受新生及家长的咨询和投诉以及相关问题的答疑解惑的准备，安排双人值班，避免一部热线电话“过热”的情况。
学生区物业管理中心在8月底完成对新生宿舍的基本安排，主动与招生办和研究生办咨询2009研究生和本科新生人数，根据招生办数据仔细制定新生住宿计划，并报学校相关职能部门通过。
为做好迎新工作，暑假期间，学校、集团加大对食堂基础设施建设，安排专项配套改造资金约500万元对食堂进行加盖及各食堂设备、维修工程的补充，更换厨房设备8套，餐厅售饭台30个，更换大小门窗和地板砖上千多块，装修了两间包厢与套餐餐厅，粉刷墙壁面积2000平方米，整改电路600米。
水电服务中心提前完成电房500KW发电机组和300KW发电机组蓄电池充电、设备检修和试发电检测等工作；安装好新路灯30盏，维修好旧路灯55盏，确保校道明亮；1—3号教学楼、办公楼、理工楼、生物楼、泰坚楼、信息学院楼、艺术学院楼、海洋学院楼等公共楼宇的日光灯管维修更换近千盏，开关维修更换约135个，插座维修更换约126个。同时，针对新建的14#、18#学生公寓楼和暑假改造的3#学生宿舍楼的电控系统做了全面调试，确保学生宿舍供电正常；主动配合校团委、学生处、保卫处等部门，完成了第一运动场周边各学院、集团大本营和各赞助商的商业网点的供电线路接线和安装灯具、开关和插座等工作，共安装节能灯约70盏，安装开关6个，安装插座4个。
为了方便学生就餐，校园一卡通员工加班加点制作一卡通，并提前给各学院新生免费首发校园一卡通4905张。
为了给新生及家长营造一个优美、干净、整洁的校园环境，校园服务中心组织人员清除东门外两侧花池和泰坚楼西侧花池的枯死美人蕉，种植了小叶龙般花，共种210多平方；清运各种垃圾30车，树枝、树叶60车；用洒水车清洗校园主要道路；粉刷教学区校道行道树树头；进行了一次全校性的除“四害”活动，以及一次全校性的消毒活动；完成木球场的草坪铺设和木球场东边空地的绿化工程；铺设学生区14号公寓楼北边大叶油草面积5000多平方米；疏通排水沟，清理落沙井。
迎新办公室还提前安排接待期间桌椅、桶装水及电源的落实工作，并派专人负责协调接待期间工作人员的盒饭供应和学生饭堂膳食的供应，为新生接待工作提供有力的后勤保障，为新生接待工作做了充分准备。
为确保今年迎新工作圆满完成，集团办公室王亚平主任先后带队前往“两港一站”的单位和派出所，就如何维护新生到达的秩序和安全工作进行了协调，得到了火车站、港口单位和派出所的大力支持。集团办公室印制《2009级新生入学服务指南》、《温馨提示》，方便新生及家长了解集团的服务。热线服务部及时向新生提供我省天气预报以及乘车路线，接待点、各站接站值班时间表，做到每位新生及时了解我校迎新工作动态。
车辆调度组根据“两港一站”路线长和学生到达的时间、人数不同的实际情况，以及受台风影响提前安排好接送的车辆。11日是接待新生的第一天，当天下午至12日凌晨3：40，海口新港、秀英港、火车站有大批的新生到达，司机们在调度组的指挥下驾驶车辆往返于火车站、海口港、新港和学校之间，接送从四面八方来的学生和家长。据统计，本次新生接待开往儋州校区的车辆，使用学校大巴车3辆，省汽车运输公司10辆；开往海甸校区和城西校区的车辆，其中由集团负责的1辆大巴车、3辆中巴车、1辆小轿车，由37路、35路公共汽车公司负责的7辆公交车。各接待点共派出车辆136车次，行程达6000多公里。师傅们一趟一趟，来回往返，他们没有丝毫怨言，只是在自己的工作岗位上默默地奉献着，看着一批批新生安全抵达学校，他们的脸上露出了欣慰的笑容。
学生区物业管理中心为方便新生办理入住手续，加快工作进程，避免新生因办理入住手续排队。9月5日起，学生区各楼设临时接待，从10日至13日，各楼实行双岗制，全面进行新生接待工作。
教学区物业管理中心积极组织员工清洗喷水池，做好教室的清洁卫生，并在迎新期间打开喷泉迎接新生及其家长。
饮食服务中心除了传统的食物以外，还追求多样化，增加了多种菜式满足新生和家长不同口味的需求，还提供免费汤类，晚上第一食堂延长营业时间，为晚来报到的新生及家长提供夜宵服务，工作人员从白天直至晚上都坚守在各自的岗位上。为保证我校少数民族同学的特殊饮食，清真食堂还推出具有民族特色的餐饮服务。
一卡通工作人员连续奋战，仅新生报到的三天，一卡通自动圈存充值和人工充值达到97.8万元，其中自动圈存23.1万元，人工充值74.7万元，人均每天处理资金量达到6.2万元，共接待充值业务达到5220人次，日均接待1740人次。
超市项目组肩负着为广大新生供应各种生活物品的工作。为此，在暑假期间，黄上富总经理助理就召集相关负责人，召开专题会议，布置迎新工作的各项具体任务。积极与供应商联系，以确保各类物品货源充足稳定，质优价廉。从9月11日起，超市项目组的员工轮班通宵达旦地忙碌着，为新生提供生活用品，确保新生入校能及时入住宿舍。
校园服务中心为迎新工作奉献着自己的一份力量，修剪全校的草坪、花灌木及行道树树枝，清除校园内重点区域的杂草，积极组织保洁人员全天候清洁校道和绿地，确保校园环境干净。
水电服务中心的员工始终坚守在一线上，做好所有设备的维护和维修工作。迎新办公室工作人员从9月11日——13日，连续在集团新生接待大本营，组织安排好从海甸校区前往儋州校区报到新生的夜间休息、临时休息和乘车工作。共组织8班次，约300人（含家长、老师）的发往儋州校区大巴车，基本满足了前往儋州校区新生及家长的乘车需求。
新生来自全国的四面八方，各种时间段来校报到的都有。因此，新生接待点和各宿舍楼24小时提供服务，随时接待家长和学生住宿，许多人每天只能休息几个小时。特别是车辆调度组（“两港一站”）的同志和司机甚至连续30个小时未休息。现场工作人员废寝忘食的工作热情和细致周到的服务得到了家长和新生的一致好评。
在迎新生的三天时间里，集团领导亲临现场指导工作，每天在迎新接待现场指挥协调工作，全体干部职工同心协力，起早贪黑，冒着暑热，圆满地完成了近4000新生入校的交通转运、饮食、住宿等后勤接待工作。
