随着主持人宣布海南省高等教育学会后勤管理研究会2012年常务理事会圆满闭幕的那一刻，整个会务服务工作也随之告一段落。在近一个月的筹备过程中，集团办公室、党委办公室、计划财务部、文印中心等部门10多名青年志愿者团结协作、付出辛勤的工作，从会议的前期准备、会中服务、会后信息整理，都付出极大的热情与耐心，全力保障了此次会议的顺利召开，展示了集团的服务工作水平，工作得到了与会者的肯定。那么这是一支怎样的志愿团队，他们是如何出色地完成此次任务的？笔者将带您去了解这场没有硝烟会议服务保障工作背后的故事。

控制节点，准备工作力求到位

为了以积极的姿态，高标准，高质量地完成这次会务活动保障任务，集团领导召开相关人员会议，制订会议筹备工作方案，成立了会议协调组、文秘组、会务组，点将、定人，分配工作任务，包括会议文字材料、会议通知邮寄、催报参会代表人员、收集回执与会议交流材料、会场布置及会务保障、制作会议表彰锦旗、荣誉证书，开具票据、用餐安排等各项工作的责任都落实到组、到点、到人。

作为本次会议服务工作总指挥的徐小华总经理助理清楚认识到，做好一件事情,有一个好的工作方法就能够事半功倍，才能保质保量地完成好肩负的任务。为了保证有充裕的时间来准备会议每项工作，制定出了具体详细的完成时间表。

12月3日之前完成会议通知的拟定、并打印、盖章；

12月5日完成会议通知的邮寄工作；

12月10日—15日，致电各院校了解材料的收悉情况及材料报送情况；

12月20日完成领导致辞、2012年工作总结报告、2013年工作计划等材料的撰写；

12月23日制作好锦旗、荣誉证书；

……

就是这样一张时间表，让每一项工作都得到有步骤的推进、落实，才不会因考虑不周出现一些被“遗忘的角落”。除了有任务书、时间表外，文秘组为了便于各院校快速下载资料查阅、填写，利用高校研究会QQ群，上传了会议的所有资料进行共享，并每隔两天就通过电话、QQ等联系方式向各院校了解会议材料的准备情况并委婉提醒，为会议材料的准备预留了充足的时间。会议召开前，还重点检查了音控、灯光等设备的运行效果。

文秘组在收集会议资料的同时，还采用短信平台方式在会议召开的前一天向参会代表发布温馨提示。提醒参会代表因事务较忙，忘记出席会议。可以说，整个会议前期筹备过程是非常严谨的，各个环节始终处于实时的监控当中，确保了会前的服务、保障工作到位。

不厌其烦，确保会议信息精准

对文秘组来说，及时发布准确的会议信息和确认与会成员各类信息至关重要，它涉及《会议资料》编制、坐席牌摆放、代表用餐等各方面的安排。可以说，信息的确认是会议成功召开的基础。

在整个准备过程中，徐小华总经理助理除了处理集团内部繁忙的工作外，还亲自多次了解准备工作进展情况并对会议所有材料的审核、议程的敲定、会场主席台的领导就座布置等进行指导。

热线服务部部长孙虹，对她来说，首次接到这样的任务就感觉有难度，因为参加会议代表级别高，填报的材料多，出席会议的不仅有各院校处级以上领导，还有校级领导，收集材料也是五花八门，除了有参会人员回执，还有先进集体及先进个人的名单，研究会请辞、增补的人员名单，会议交流材料等，一个都不能少。为了确保会议材料的准确性，她还对报送材料的院校仔细核对、汇总，对每一个报送有疑问的信息都要回复电话去弄清楚。整个信息报送及确认工作持续了近四个星期。事实上，直到会议进行时，还不时有这样那样的变化。但文秘组不厌其烦，靠清醒的头脑，及时地更新信息，靠事前的预案，随变化而变化，确保了信息的准确率，为各方安排提供了便利。

会后，文秘组的工作人员都这样的同感，越到会议临近时，最怕的是电话铃声响起，因为怕又有新的变化，只要报送材料一旦有变化，就会牵一发动全身，引起一系列的变化。据孙虹说，会议各院校上报的信息前后变化多达10余次。

不分你我，传递团结协作正能量

虽然本次会议除了文秘组外，还有协调组、会务组，每组人员各司其职、无缝对接，全面落实参加会议的领导信息，制作坐席牌、表彰锦旗、荣誉证书、通讯录、催交会费等工作。比如，会务组的人员除了布置会场外还负责会议表彰锦旗、荣誉证书、宣传报道、摄影，文秘组的人员充当颁奖的礼仪小姐……在会议的会中服务工作，文秘组随时告知协调组当天报到人员的信息，以便做好会议代表的就餐、住宿安排，以免造成浪费。协调组根据文秘组的信息，事先与用餐点进行了沟通，制订出接待工作方案……会后文秘组还把参会代表的联系信息进行整理制作成通讯录，连同会议其他组的资料等一并建档，便于日后查找使用。

本次整个会议服务过程，既有分工又有合作，克服工作中的一些薄弱环节，处处传递着一股团结协作的正能量，圆满完成任务。

务实节约 清新会风扑面而来

中央会风带了个好头，各地应当“闻”风而动,本次会议在设计上，一切从简，会期半天，精短、务实。会场除了用作点缀的鲜花外，没有铺红地毯，摆盆花，道路没有彩旗飘飘和高悬横幅，没有安排合影，背景板也只用一条横幅取而代之，接待工作也安排在学校餐厅。领导讲话、致辞、做总结报告等基本都控制在15分钟以内，会议交流发言每个学校也只有短短的7分钟，内容简单扼要，观点鲜明。有的代表发言快要超时,主持人就会提醒。一切安排让人们感觉会议清新之风扑面而来。大会秘书处结合以前的会议经验，特地在回执单中设计有代表是否要食宿，是否带有司机随从等信息，目的是了解到会人数，做好接待工作安排。同时还吩咐工作人员在报到当天再次确认到会人数，及时做好接待调整工作，尽量减少由于人数统计不准造成的资源浪费。

文：符万祺