(2014年7月9日印发 海大办〔2014〕40号)
第一章 总 则
第一条 为贯彻中共中央、国务院关于厉行节约制止奢侈浪费行为的有关精神，进一步控制和精简会议，加强学校会议费管理，节约会议费开支，参照海南省政府办公厅《海南省省直机关会议费管理办法》(琼发〔2014〕19号)的相关规定，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 本规定适用于我校校级或所属单位(部门)主办、承办，需在校外场所（包括学校内部独立核算的经营场所）召开、食宿，并需在我校财务部门办理会议支出报销的各类会议。
第三条 会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则。
第四条 严格控制会议数量、规模和会期，规范会议费管理。
（一）无实质意义的会议坚决不开，时间相近、出席人员相同或交叉的会议，尽量合并召开或实行套开。
（二）严格控制会议规模。会议只安排与会议内容密切相关的部门或人员参加，不得安排无关人员陪会。
（三）严格控制会期。会议会期应当与会议内容相适应。学术性会议会期一般不得超过2天（不含报到、离会时间）。根据会议内容确需增加会议天数的，由分管副校长作意见，报校长批准。
第五条 严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。
第六条 各单位（部门）举、承办会议应该与学校教学、科研、管理活动紧密相关，经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。各单位（部门）举、承办的会议实行分类管理。
第二章 会议分类和审批
第七条 根据海南大学作为高等院校的特点，将会议划分为学术类会议（全国性、全省性和校内一般性）和行政类会议进行分类管理。
第八条 各单位（部门）举、承办会议事前要进行周密筹划，并实行谁审批谁负责的制度。各类会议按以下程序审批：
全国性学术会议报分管（或联系工作）的校领导审批，报科研处备案。
其他学术会议，由举办会议的单位（部门）主要负责人审批，报科研处备案。
使用科研项目经费举办的会议，在省内举办的，由项目负责人提出，单位分管科研工作的负责人审批，报科研处备案；到省外举办的，须经科研处审核，并报分管科研的副校长审批。
行政类会议按学校现行有关规定执行。确需在校外场所召开的行政类会议，会议经费预算必须事先报计划财务处备案。
第九条 会议召开的场所应当优先选择单位内部宾馆、招待所、培训中心，并尽量使用单位内部会议室、礼堂；确需在其他饭店（宾馆）召开的，应当安排在四星级以下（含四星级）定点饭店（宾馆）。
本地参会人员，一律不安排住宿。
第三章 会议经费开支范围和报销标准
第十条会议费开支范围：会议住宿费、伙食费、会议场地租赁费、交通费、文件资料的印刷费、医药费等；
前款所称交通费是指用于参会人员的接送站，以及会议统一组织的参会人员考察、调研等发生的交通支出。
参会人员参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回本单位报销。属于会议特邀人员，需要由会议承担城市间交通费的，可以按我校差旅费管理办法规定的同类人员城市间交通费标准凭票据实报销。
第十一条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。
会议费综合定额标准如下：
单位：元/人天
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合 计 |
全国学术类会议 |
300 |
150 |
100 |
550 |
其他会议 |
240 |
130 |
80 |
450 |
综合定额的标准是会议费开支的上限，而不是应当享受的待遇，各单位（部门）应当在综合定额标准以内控制开支、据实报销。
会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费等其他费用，参照相关经费管理办法执行。
第十二条 学校建立年度会议费用预算编报和审批制度，各单位（部门）举、承办的重要会议，应列入本单位年度工作计划，并在单位（部门）年度（或项目）预算中列支。各单位（部门）在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、实际参会人员签到表、饭店（宾馆）等会议服务单位提供的费用原始明细单据、委托协议或合同等凭证。财务部门应当严格按规定审核会议费开支，对未按规定程序批准召开的会议，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
第四章 监督检查和责任追究
第十三条 各单位（部门）对其所举、承办的会议费支出承担监管责任，会议组织和会议经费经办人员对会议支出的真实合法性承担直接责任。相关责任人应切实加强会议费的管理，对于弄虚作假、举办虚假会议，虚增会议支出套取现金等违法违规行为，按照有关规定严肃处理。
第十四条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位应当严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐应当严格控制菜品种类、数量和份量，尽量安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置计算机、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的费用；不得组织参会人员旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第五章 附 则
第十五条 学校及所属单位（部门）在学校内部场所召开并不由会议集中安排食宿的内部会议以及国际性学术会议，不适用本办法。
第十六条 本办法由计划财务处负责解释。本办法自发布之日起施行。