（2024年8月23日更新）
各单位：
根据《海南大学学术会议管理办法》（海大党政办〔2023〕23号）的有关规定，请各单位根据国际会议的类别准备报批材料。具体如下：
一、国际会议类别
（一）海南大学作为唯一主办单位：按照“第二部分”中的第“（一）”项指引进行报批；
（二）海南大学作为联合主办单位：按照“第二部分”中的第“（一）”项指引进行报批；
（三）海南大学作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内：按照“第二部分”中的第“（二）”项指引进行报批；
（四）海南大学作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外：按照“第二部分”中的第“（三）”项指引进行报批。
二、办理流程及准备材料
（一）海南大学作为唯一/联合主办单位的国际会议办理流程
1、申请人按下述材料清单准备材料
序号 |
材料名称 |
备注 |
1 |
请示函件 |
附件1 |
2 |
拟邀请中外出席人员名单（含姓名、国籍、职务、单位） |
附件2 |
3 |
会议初步日程及议程 |
附件3 |
4 |
合办方简介、合办方同意函 |
仅适用于海南大学作为联合主办单位的国际会议,合办方同意函参考附件4 |
5 |
其他相关背景材料（如会议简介、高级别嘉宾的个人简介等） |
/ |
6 |
国际会议基本信息表 |
附件5 |
2、申请人提前4个月将上述所有材料的电子版，通过邮件发至国际合作交流处
（1）材料命名要求：材料按照“附件序号：材料名称”命名，例如：“附件1：请示函件”；
（2）邮件主题要求：国际会议名称—国际会议举办日期—申请人姓名—联系电话；
（3）邮件发送至：shenjie@hainanu.edu.cn。
3、申请人从OA系统“表单模板”中调用填写《海南大学学术交流会议审批表》，发起线上审批。表单填写的注意事项如下：
（1）会议地点：如在校外办会，请提供具体办会场所地址，如“海南国际会议展览中心”；
（2）附件上传要求：请根据表单提示，在相应的区块上传所需附件，附件需为可编辑的WORD版本。其中，在“国际学术会议：1.与会者必须来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）。”处上传：①请示函件（附件1）；②国际会议基本信息表（附件5）。
4、申请人将校内审批结果提交至国际合作交流处：待校内线上审批完成后，申请人从OA系统中导出或截图审批完成的《海南大学学术交流会议审批表》，邮件发送至shenjie@hainanu.edu.cn；
5、国际合作交流处向省外事办报批：国际合作交流处在履行完校内对外发函的审批流程后，至少需在会议召开之日前2个月经海政通系统发文报送至海南省外事办公室，并抄送海南省教育厅；
6、海南省外事办公室审批；
7、国际合作交流处领取批复函：待海南省外事办公室审批通过后，国际合作交流处领取会议批复函，该函件为不公开件，不可拍照及网传；
8、国际合作交流处通知会议申请人或联系人领取批复函；
9、（如适用）申请人办理来华参会的外国专家签证邀请函：
（1）申请人在网上服务大厅中的“外事系统（校内）”中，发起短期外国专家来访手续；
（2）如需办理《邀请函TE》，申请人将填妥好的附件6电子版及相关佐证材料发至shenjie@hainanu.edu.cn。
10、申请人召开国际会议；
11、申请人提交国际会议总结：申请人需在会议结束后的2周内，按下述要求准备国际会议总结材料，经OA系统完成校内审批：
（1）校内审批流程：在网上服务大厅发起“用印申请表（校级）”，通过附件上传以下所需材料，“使用公章种类名称”选“海南大学”，“内容事由”填“在XXX（国际会议名称）会议总结上加盖海南大学公章。”，主管部门选择国际合作交流处综合科（引智办公室）；
（2）附件上传要求：
① 会议总结WORD版：总结模版可参考附件7；
② 实际中外参会人员名单WORD版：需提供实际中外参会人员的姓名、国籍、职务、单位等信息；
③ 参会外宾名单EXCEL版：名单模板参考附件8；
④ 实际中外参会人员签到表扫描件；
⑤ 会议相关照片高清原图：至少5张，图片根据活动内容命名，例“会议现场”“XX单位XXX作学术报告”“与会人员合影”等，使用压缩软件打包发送。
12、申请人提交盖章版国际会议总结：待校内审批流程完成后，申请人携纸质版会议总结自行前往海甸校区综合服务大厅加盖海南大学公章，盖章版会议总结扫描件通过邮件发送至shenjie@hainanu.edu.cn。
13、国际合作交流处上报国际会议总结：最晚需在会议结束后30个自然日内，经海政通系统报送至海南省外事办公室。
（二）海南大学作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内的国际会议办理流程
1、申请人提前4个月按下述材料清单准备材料
序号 |
材料名称 |
备注 |
1 |
拟邀请中外出席人员名单（含姓名、国籍、职务、单位） |
附件2 |
2 |
会议初步日程及议程 |
附件3 |
3 |
其他相关背景材料（如会议简介、高级别嘉宾的个人简介等） |
/ |
2、申请人从OA系统“表单模板”中调用填写《海南大学学术交流会议审批表》，发起线上审批。表单填写的注意事项如下：
会议地点：如在校外办会，请提供具体办会场所地址，如“海南国际会议展览中心”。
3、申请人将校内审批结果提交至国际合作交流处：待校内线上审批完成后，申请人从OA系统中导出或截图审批完成的《海南大学学术交流会议审批表》，邮件发送至shenjie@hainanu.edu.cn
4、由主办单位通过会议举办地市外办报批：具体报批要求及报批材料，详询会议举办地市外办；
5、举办会议举办地市外办向海南省外事办报批；
6、主办单位向其上级主管部门上报请示（视具体情况而定）；
7、会议结束后的30个自然日内，主办单位根据会议举办地市外办要求提交会议总结报告。
（三）海南大学作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外的国际会议办理流程
1、申请人提前4个月按下述材料清单准备材料
序号 |
材料名称 |
备注 |
1 |
拟邀请中外出席人员名单（含姓名、国籍、职务、单位） |
附件2 |
2 |
会议初步日程及议程 |
附件3 |
3 |
合办方简介 |
仅适用于海南大学作为联合主办单位的国际会议 |
4 |
其他相关背景材料（如会议简介、高级别嘉宾的个人简介等） |
/ |
2、申请人从OA系统“表单模板”中调用填写《海南大学学术交流会议审批表》，发起线上审批；
3、申请人将校内审批结果提交至国际合作交流处：待校内线上审批完成后，申请人从OA系统中导出或截图审批完成的《海南大学学术交流会议审批表》，邮件发送至shenjie@hainanu.edu.cn。
