一、申报时间

申请人应至少提前3个月向国际合作交流处（港澳台办公室）提出申请并交齐材料，时间不足则不予受理。

二、申报材料清单（见附件）

1．海南大学因公临时出国（境）审批表（审批表正反打印在一页A4纸上，所有材料电子版审核无误后相关单位签字盖章）

2. 邀请函及翻译件（须说明费用情况）

3．详细日程安排（具体到每天的上下午活动安排，包含航班信息）

4．因公临时出国（境）任务和预算审批意见表（标准参考规章制度里财行[2017]434号和财行[2013]516号文件）

5．因公临时出国(境)人员备案表

6．海南大学因公临时出国（境）团组信息公示表（一式两份，加盖基层单位公章，其中一张张贴在基层单位公告栏进行公示至少5个工作日）

7．身份证复印件

8．团长承诺书（一式两份）

9. 户口簿首页和个人信息页复印件

10．护照签证照片（没有因公护照的需拍摄带有编码的因公护照照片一版，有因公护照的提供一张护照规格的照片；签证照片请参考http://dfoca.hainan.gov.cn/bsfw/wsfw/ygcg/201703/t20170329_278520.html

11．国际会议的要提交被大会接收的论文摘要（中英文）

12．学术类出访应使用科研经费出访，需提交科研项目计划书（预算表盖章那一页）和申请书一整本。

使用非科研经费的出访，需提交学院党政联席会议通过的会议纪要。

13.参加省外单位组团人员还需提供：（1）省外组团单位征求意见函（原件）、（2）省外组团单位任务通知书（原件）、（3）省外组团单位任务批件（复印件）。

三、申报程序

1.申请人接到出国（境）邀请函后，按申报材料清单准备申请材料，电子版发送至elenaxing@hainanu.edu.cn，经审核无误后将纸质版送至国际教育学院101办公室。

2.校内审批通过后，国际合作交流处（港澳台办公室）将申请人材料提交至省委外办（省委统战部）办理因公护照（通行证）及签证（签注）。

※外籍人员、港澳台地区居民完成校内审批程序后方可持因私证件出访。

3.确认因公护照（通行证）及签证（签注）手续办妥后，接受相关的因公出国（境）团组境外纪律及注意事项的行前教育，领取因公护照（通行证）及签证（签注），按规定购买机票，按审批期限出访。

四、办理换汇及购买机票

按相关文件中琼财采〔2014〕2157号海南省财政厅关于执行政府购买公务机票有关事项的通知执行。

五、回校后注意事项

1.申请人完成出访任务回国（境）后，应于5日内将因公护照（通行证）归还至国际合作交流处（港澳台办公室）；20日内提交《因公临时出国（境）任务执行情况公示表》（加盖单位公章）、《因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》、出访报告和访问期间照片，纸质版送至国际教育学院101办公室，电子版发送至elenaxing@hainanu.edu.cn。

2.请出访人员在出访后30日内严格按照财务有关规定办理帐务核销手续，并将因公护照（通行证）个人信息页、签证（签注）页、出入境签章、邀请函、任务批件等有关出访资料复印备用。