各单位、各部门：

为提高各类涉外业务的办理效率，让“数据多跑路，让师生少跑腿”，我处与信息化服务中心联合开发了学校国际交流与合作信息化平台(以下简称：外事系统)。经测试和完善，该平台已上线启用，请各单位安排专人进行对接并通知需要办理相关涉外事务的师生在平台上在线申报。现将相关事宜通知如下：

一、系统简介

外事系统由教职工因公临时（长期）出国、教职工因公临时（长期）赴港澳台、因公临时出国团组计划、涉外合作协议申报、长期外国专家聘请（续聘）、短期外国（港澳台）专家来访登记、国际会议申报、学生交流等19个系统模块组成。外事系统有两种客户端：电脑端与手机端。电脑端可实现我校教职工申报各项业务、各单位审核人员审批相关业务等功能。手机端主要实现各单位审核人员接收提醒、查看和审批业务的功能。手机端无业务申报填写功能，相关业务申报需通过外事系统电脑端操作。

二、适用对象

（一）各二级学院、书院和职能部门

1.涉外合作协议申报；

2.国际会议（线上、线下）预报、申报、总结；

3.学生出国（境）交流，以及参加各类国（境）外学习、实习项目的审批；

4.长期外国（港澳台）专家聘请（续聘）；

5.短期外国（港澳台）专家来访登记；

6.校内引智项目；

7.外事接待申请；

8.“一院一校”行动计划申报；

9.礼品领用。

（二）在校师生

1.需要办理因公临时（长期）出国（赴港澳台）业务的教职工；

2.需要办理出国留学、交换参加各类国（境）外学习、实习项目的学生。

三、访问方式

1.域名直接访问：在浏览器地址栏中输入（https://oice.hainanu.edu.cn/）。

2.经海南大学网上服务大厅访问：用户访问海南大学网上服务大厅（https://ehall.hainanu.edu.cn/），在登录统一身份认证后，在搜索栏中查找并点击“外事管理系统（校内）”图标，即可跳转至海南大学“外事系统”页面。

3.手机端访问:通过企业微信-工作台-服务大厅-点击“外事管理系统（校内）”即可进入系统（注：手机端无业务申报填写功能，相关业务申报需通过电脑端操作）。

四、业务办理

1.在线申请

教职工及学生从电脑端登录外事系统，在线填报相关申请，上传支撑材料。信息填报上传后，系统会自动进入审批程序，申请人员通过电脑端或手机端查看审批情况。（具体操作方法请参照“外事系统”操作手册）

2.在线审批

各职能部门、学院、书院负责人和工作人员可根据预设权限，在电脑端或手机端，对教职工及学生的申请进行在线审批。请各学院、书院于2022年6月16日前将加盖本单位公章的负责学生出国（境）交流审批的负责人工号和名单报送至国际合作交流处以便开通相关权限,电子版请发送至：sijietu@hainanu.edu.cn，同时加入“外事系统”管理工作群(群号：161880486)”。如今后相关负责人员发生变动的，请各单位及时报送国际合作交流处进行变更权限。

五、系统管理与服务保障

外事系统的日常管理工作由国际合作交流处负责，在使用过程中，有任何疑问，请咨询各业务负责人。

海南大学国际合作交流处

2022年6月15日