各单位（部门）：
为进一步规范以学校名义对外签订的经济合同，维护学校合法权益，提高合同审批效率，根据《海南大学合同管理办法》及《海南大学采购管理办法》等文件规定，现将财务处合同审批相关事项和要求通知如下：
一、合同审核的范围和审核时间
根据《海南大学合同管理办法》第七条：“合同金额超过五十万（含）以上的非范本合同或涉及经济事项的重大合同，应经财务处审核”，以下合同无需提交财务处审核：
（一）原则上金额低于50万元的单个合同不需财务处审核，如同一项目下有多个小于50万元分包合同的，确需财务处审核的，需按项目整体一并提交财务处。
（二）合同中的支付条款与本通知后附《合同支付条款参考范本》（见附件1）一致的，以及货物采购合同采取预付款方式，但支付比例不超过建议支付比例的，属范本合同，不需财务处审核。
（三）支出类合同的审核，采购单位需在采购项目招标文件发布前将合同文本及相关材料提交财务处审核，采购结束后，合同条款与公开的招标文件一致的，无需重复审核。与公开的招标文件不一致的，经采购与招标中心同意后，可重新提交审核。
二、合同审核的内容
（一）采购资金落实情况
支出类合同审批时，采购单位务必在合同审批表“经费项目编号”填写对应项目编号（以云杰系统的项目编号为准），以便财务处核查项目经费安排情况，确保合同签订前采购资金已落实到位；未填写相关信息、信息填写不准确且无合理理由的，财务处可以项目资金未到位为由拒绝签订审核意见。
（二）合同条款的审核
1.合同价格要求
合同正文中的金额信息应准确无误，大小写金额相同，合同约定金额一般建议为含税价，特殊情况除外；合同约定业务类型的涉税种类、税率以及合同中约定的税负承担方、开具发票类型应符合国家税收法律法规要求；如结算币种是外币的，要考虑汇率可能发生的波动等内容。
收入类合同中如涉及收费收入的，应明确收费标准符合国家政策法规，必要时在合同中注明相关的文件文号；向上级主管部门备案的教育收费项目所涉及的合同，需进行项目全成本核算，原则上至少应收支平衡。
2.对供应商提供发票的要求
一般情况下，合同付款条款中应注明“付款之前，对方应提供合法有效的增值税发票”，如涉及到教学、科研以及科技开发采购的国产实验设备、装置和器械（不包括中试设备）的采购合同，根据《研发机构采购国产设备增值税退税管理办法》（国家税务总局公告〔2021〕第18号），合同付款条款务必注明“对方应提供合法有效的增值税专用发票”，以便后续财务处根据国家规定办理退税业务。因合同约定与本通知不一致，没有合理理由又未经财务处审核同意，导致学校经济利益受损，相关损失由合同签订发起部门（单位、团队或项目负责人）承担。
3.预付款及履约保证金的比例要求
根据《建设工程价款结算暂行办法》（财建〔2004〕369号）以及《海南省财政厅关于进一步优化政府采购营商环境的通知》（琼财采〔2022〕68号）等文件要求，合同约定采取预付款方式支付的，按采购合同类型不同，预付款的支付必须满足以下要求：
（1）需要求对方提供履约保证，履约保证金金额不得超过合同金额的5%，可以支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式提交。
（2）预付款金额在50万（含）以上，需要求对方提供有效期至少涵盖至指定到货时间点的预付款银行保函或保险保函。
（3）预付款支付比例
工程类合同：原则上预付款比例不低于合同金额的10%，不高于合同金额的30%；
货物采购类合同：原则上合同总金额为50万以下的，不建议支付预付款；合同总金额为50万（含）以上，预付款比例建议不高于30%；如果是通过学校决策实施的重大紧急项目或有特殊支付要求的，可以考虑提高预付款支付比例，但最高不超过70%。超过上述预付款支付建议比例的，应至少提供以下材料之一：
①属于重大紧急项目的，提供学校层面重大紧急项目决策依据；
②具有特殊支付要求的，应提供相关证明材料；
③其他项目，提供由项目负责人签字确认的提高预付款支付比例的风险评估报告及有效的风险防控措施，并承诺承担相应的责任。
未按上述意见擅自提高采购合同预付款支付比例，由项目负责人承担相应的责任。
（三）合同支付时限要求
1.支出类合同。合同中应约定付款时限且应具有操作性，防止出现"合同签订后1个工作日内付款"、"收到乙方发票后当天付款"等操作性不强的付款条款，合理防范违约风险。一般情况下合同金额较小、合同期限不超过一年、无需验收等环节的，可选择一次性付款；如合同金额较大，合同期限超过一年，履约过程复杂，或所提供服务是依据序时进度进行，建议选择分期付款；若项目经费来源为财政专项资金，应考虑执行进度要求，确定付款方式，同时在支付条款处注明“如因专项资金未能及时到位情况，支付期限可相应顺延。”
2.收入类合同。收入类合同中属于学校收入的部分，应在合同中明确转入时限要求和指定账户；如需转第三方的，应在合同中指明在缴纳学校资源占用费等费用后方可向第三方转账的相关要求。
三、合同审批的流程
（一）采购单位需提交的材料
1.海南大学合同审批表
2.合同文本（公开招标前的合同范本）
3.采购资金落实文件(仅支出类合同提供)
4.采购与招标中心审核盖章的《海南大学服务/工程/货物采购审批表》复印件(仅支出类合同提供)
5.会议纪要等相关材料
6.合同金额在50万以下的，需提供整体项目分包明细表（需列示序号、分包合同采购标的、金额等信息）。
7.提高预付款建议支付比例的证明或说明材料。
8.向上级主管部门备案的教育收费项目合同，需提供全成本核算测算表。
（二）合同审核方式
1.线上审批：采购单位通过学校OA协同办公系统提交审核。 具体操作：登录OA协同办公系统→首页左侧“合同管理”栏目→“合同发起”子项→合同审批表基本信息填写→合同文本（word）附件上传→发起审批。
2.线下审批：支出类合同提交行政办公楼201办公室张老师（办公电话：66279020；收入类合同提交服务大厅财务处收费科胡老师（办公电话：66263089）。
3.财务处合同审批流程图：一般情况下，采购单位需完成承办部门和法务办审核意见后提交财务处审核，流程如下：
四、其他事项
为规范合同管理，规避合同风险，各单位自行签订的50万元（不含）以下的合同可参照上述要求执行。
附件1：合同支付条款参考范本.docx
2023年8月30日
附件1：
合同支付条款参考范本
一、科研/服务采购类合同
（一）分期付款
1.经甲乙双方约定，本合同含税总金额：¥______________(大写：___________________)。
2.合同生效后，甲方在收到乙方开具合法有效增值税发票后的15个工作日内，向乙方支付合同总金额的XXX%，合计¥____________(大写：_____________)
3.活动结束后/收到报告后/XXXXXXX,甲方在收到乙方开具合法有效增值税发票后的15个工作日内，向乙方支付合同剩余金额，合计¥____________(大写：_____________)。
4.付款方式：转账
户名：
地址：
银行账号：
（二）一次性付款
1.经甲乙双方约定，本合同含税总金额：¥______________(大写：___________________)。
2.合同生效后，甲方在收到乙方开具合法有效增值税发票后的15个工作日内，向乙方支付合同总金额的100%，合计¥____________(大写：_____________)
3.付款方式：转账
户名：
地址：
银行账号：
（三）序时进度付款
1.合同含税总金额：______________元（大写：________________）
2.支付周期：季付/月付
3.付款时间：合同生效后，在收到乙方开具的合法有效增值税发票后，每季度/月向甲方支付款项_____________元（大写：_________________）
4.合同期限：合同期限为__________,自_______年____月____日 至______年____月____日至。
5.付款方式：转账
户名：
地址：
银行账号：
二、货物采购合同
本合同采用第_______种付款方式。
（一）采取预付款的：
1.预付款金额为50万（含）以上
本合同生效后，乙方向甲方提供有效期至少涵盖本合同指定到货时间点的预付款等额银行保函或者保险保函后，甲方应在15个工作日内向乙方支付合同总金额的%的预付款，即人民币元：
甲方收到本合同约定的所有货物并验收合格，取得乙方开具的合法有效的增值税发票后15个工作日内，向乙方支付合同总金额的%，即人民币元。
2.预付款金额为50万以下
本合同生效后，甲方应在15个工作日内向乙方支付合同总金额的%的预付款，即人民币元：
甲方收到本合同约定的所有货物并验收合格，取得乙方开具的合法有效的增值税发票后15个工作日内，向乙方支付合同总金额的%，即人民币元。
（二）采取货到付款的：
甲方收到本合同约定的所有货物并验收合格，取得乙方开具的合法有效的增值税发票后15个工作日内，按合同约定金额付款。
（如合同采购的是教学、科研以及科技开发采购的国产实验设备、装置和器械（不包括中试设备）的，此处应要求开具合法有效的增值税专用发票）
三、工程建设合同
合同价格、计量与支付
12.1合同价格形式
1.固定单价合同。
综合单价包含的风险范围：工程预算书或承包人投标报价清单中标明的全部内容 。
风险费用的计算方法：无
风险范围以外合同价格的调整方法：无
2.总价合同
总价包含的风险范围：无
风险费用的计算方法：无
风险范围以外合同价格的调整方法： 无
其他价格方式：无。
12.2.1预付款的支付
预付款支付比例或金额：本项目无预付款/预付款10%—30%
12.4.1付款周期
关于付款周期的约定：工程完成超过50%的形象进度时，支付不超过合同签约价50%的形象进度款（支付金额取至万位数，千数以下暂不计），工程竣工验收合格后，可支付至合同签约价（不含未发生的暂列金及已明确取消的工程量）80%-85%的进度款；结算完成后，发包人扣留合同价3%的工程质量保证金后按结算价一次性支付完成尾数（承包人也可选择提交等价的无条件见索即付银行保函，则可一次性按结算价支付完成尾数），余款缺陷责任期满后支付。