各单位（部门）：
为了提高财务系统报销效率，实现零接触、零等待、24小时自助报销模式，我处将于9月份开始启用财务报销凭证自助受理的智能收单系统。该系统是在云杰财务系统的基础上，师生通过智能收单机器人自助投递，不仅可提高报销效率，规范报销投递行为，形成智能化、可追溯、全天候的财务收单流程；同时，智能收单系统的启用也将全面实现会计档案的电子归档，极大地提高了师生查阅会计档案的效率。为了让广大师生了解智能收单系统的使用，现将智能收单机器人的操作及收单流程说明如下：
一、智能收单机器人的外形和存放地点
（一）投递机外观形状
（二）投放地点
为了方便全校师生就近投递，目前海甸校区设4台投递机，分别放置在社科楼马克思主义学院一楼大厅、农科楼一楼大厅、研发楼一楼大厅、财务处新办公地址（原学工处办公地址）；三亚校区设1台，存放在南繁众创中心办公楼七楼大厅；儋州校区设1台，存放在四号教学楼一楼财务室外侧。此外，在财务处新办公地址设一台退单机，财务人员审核不通过退单的，由经办财务人员将退单的原始单据投放在退单机内，同时发送信息给报销人，报销人凭收到的短信验证码24小时随时领回退单。
二、智能收单系统的特点和操作流程
（一）系统特点
1.每份报销单独立装订，预防发票散落情况；
2.支持超厚度的报销单，可达30张，收单容量不小于500份；
3.卡纸用户可自行操作，无须管理员参与；
4.多组传感器，确保正常投递，不丢失一页文件；
5.高速扫描仪，双面扫描，自动过滤空白页，图像自动旋转校正；
6.监控设备状态，故障自动报警；
7.全程视频监控，及时发现并解决问题；
（二）操作流程
职工在云杰报销系统完成单据填写后打印出报销申请单，将票据平贴在A4纸上，到收单机器人进行扫描完成影响采集工作，系统调用财务稽核接口，核对纸质票据和电子票据一致后，自动装订并进行电子归档。具体操作步骤如下：
1.登录：直接扫描报销单上的二维码；
2.票据扫描：用户将票据平铺贴在A4纸上，高速扫描仪批量扫描报销单；
3.票据确认：用户对扫描的票据确认是否清晰一致；
4.票据核对：系统调用接口审核票据是否符合报销要求；
5.自动装订：审核通过后，系统自动装订报销单，确保票据不散落；
6.自动投递：装好的的报销单自动投入收单箱，并发送消息给经办人；
7.电子归档：投递完成后，系统将扫描的票据做归档处理。
三、智能收单系统使用前期的工作开展
为了顺利推进我校会计档案电子信息化管理，同时为了避免收单机器人在前期使用过程中给师生带来的困扰，我处将在智能收单系统正式启用前开展系统操作培训工作（培训时间和方式另行通知）；同时，为了帮助师生尽快掌握系统操作流程，在系统启动后的一段时间内我处将在每个投递点设专人进行现场指导。为了方便师生提前了解和掌握系统操作，可点击以下视频链接提前了解：
报账机贴票视频.mp4
放置报销单纸张.mp4
扫描投递操作视频.mp4
智能收单系统的启用是2022年财务信息化建设的重要内容，也是全面推动会计档案电子化管理的关键环节，请各二级单位主要负责人和财务人员务必向要本单位教师做好宣传动员工作，确保财务智能收单系统的顺利启动，促使学校财务管理工作高效、有序开展。
财务处
2022年9月6日