各单位、部门：
为了加快报账速度，优化报账流程，计划财务处2017年全面实施收单报账工作模式，广大师生只需要将相关单据交给计划财务处收单员即可离开，计划财务处按照收单顺序处理。为了做好报账师生和财务处报账人员的协调沟通工作，以更好地提高效率和满意度，特对收单报账有关要求说明如下：
1. 大资金组报账工作范围的报账不适用用于收单报账，由相关人员直接递交给报账会计即可。大资金组报账工作范围见附件1。
2. 启动叫号系统。为了避免收单时，广大师生的拥挤吵杂，和争抢先后顺序造成不愉快情况的发生，请广大报账师生叫号，然后按照叫号顺序收单。计划财务处承诺每天接收的报账单不少于300份。因此，请广大师生不要重复叫号。
3. 收单时需提供网络报账单一式两份，同时填写相关信息：报销人姓名、手机、发票等各类票据数量、报销总金额、每张报销票据的金额（对于零星的出租车、公交车等金额较小的单据，可以视同为一张单据登记）。
4. 交单前认真核对报账规范要求，避免返工给自己和报账会计带来的额外工作量。报账规范基本要求见附件2。
5. 不得拆分报账。同一收款人、同日（或相近日期）的经济业务应该合并报账，不得故意拆分报账以规避审计监督。
6. 收单报账流程：
（1）规范报账单的处理流程是：收单员收单——分配给每个报账会计——报账会计报账——报账成功。
（2）不规范报账单（需要返工处理）的流程：收单员收单——分配给每个报账会计——报账会计报账——发现需要返工处理单据——先继续报销其他单据——其他单据处理完毕后通知需要返工处理单据的老师来领取不规范单据——报销师生返工规范票据——报销师生将规范后的单据交给原来的报账会计——报账会计处理完手头上现有单据——报账会计处理接收到的修正后报账单——报账成功。
从上述处理流程可以看出，同时报销的两笔业务，如果需要返工，即使接到返工通知后立即更正完毕，也可能要延迟好几天的时间。
特别需要说明的是，不规范报账单是由于报销师生没有完成必须由报销人自己完成的基本要求而造成的返工报账单。比如指标选择错误、缺乏签名、没有加盖公章等情形，这些工作是报账会计无法替代报销师生来操作；而对于经济分类等专业性较强，且报账会计可以帮忙更正后直接报销的单据，将由报账会计直接进行处理，不需要进行返工。
7. 数据以国库支付系统为准。2016年为了尽快启动网报系统以便于提高效率，所有项目直接将总额导入网络报账系统，而不是将实际可执行余额导入网报系统，因此，网报系统数据与国库支付系统数据是不一致，并且只能以国库支付系统数据为准。计划财务处原准备在2017年系统初始化时，全面核对并进行更新；但由于财厅系统新旧代码更新速度较慢，且广大师生要求尽早开账意愿强烈，没有时间进行全面更新，故请大家以国库支付系统数据为准。
海南作为全国唯一一个对行政事业单位采取政府集中核算管理的省份。除财政厅核算站直接负责部分行政事业单位的会计核算外，主要采用海南省财厅开发的GFMIS系统对大部分行政事业单位进行集中核算管理，该方式对财政资金使用合规合法的监督具有极大的便利性，得到国家财政部的高度赞赏和鼓励！政府集中核算确实强化了政府的监管能力（财政厅可以随时对所有行政事业单位的任何一笔支出进行中止或者终止，并可以根据提交的相应说明决定下一步的处理），保证了财政资金支付的合法合规性；但政府集中核算也确实减少了各单位会计核算的灵活性。计划财务处将在现行的管理体制下竭尽全力、想尽一切办法来提高报账效率，但也请广大师生给予理解、支持和配合！
计划财务处
2017年3月14日
附件1：大资金组报账工作范围
附件2：报账规范基本要求
附件3：节假日调研说明
大资金组报账工作范围
1、 负责国资处、基建处、后勤管理处的专项资金报账业务，（不包括上述单位的日常运转工作经费报账）
2、 负责全校性工资、绩效工资及五险一金的支付系统指标扣减；负责课题经费交税额在支付系统控制数扣减，以及课题经费因账务调整原因产生的支付系统控制数的调整
3、 负责全校学生奖、助学金、学生临时生活补贴的发放
4、 负责机构性质为全校性的专项资金报账工作（如：偿还贷款本金及支付利息），以及负责全校电话费、水电费及学生水电补助的报账支付工作
5、 负责政府采购报账业务以及全校小额协议采购报账业务
6、 负责临时性预算调整追加的大额专项资金报账业务
7、 领导临时交办的其它报账工作
附件2：报账规范填单基本要求
报账规范基本要求
为了提高报账效率，避免返工，现把基本规范要求归集如下：
1. 发票粘贴按报账手册要求粘贴，见报销手册89页或者发票粘贴单背面提示。
2. 开发票时，名称为：海南大学。（财务报销手册P6页）
3. 手撕发票。不管金额大小均要写明项目名称（如打印费、复印费等）、时间，同时附上加盖开票单位发票专用章的购物清单。（财务报销手册P7页，取消P29页的“报销复印费、印刷费及打印费，500元以上需附明细”的规定。）
4. 邮寄费。必须附上邮寄原始清单。
5. 在商场、超市购物，不管发票是否按明细开具，必须附商场电脑小票。
6. 自制的原始单据（如学生劳务费发放表等），一定要经办人、审核人、负责人三人签名并加盖单位公章。
7. 电子发票。要附承诺单（财务处网上有统一的格式，可下载）
8. 网上购买物资。除发票外，还要附交易清单。
9. 出差审批单、接待费审批单、非固定资产验收单，要盖单位公章。
10. 有合同、协议的，甲乙双方要签名、盖章。
11. 物资采购。要附非固定资产验收单，而且要写明存放地点。
12. 2万元以上的各类物资采购要附审计处审计报告。（海大办【2009】69号）
13. 单项园林绿化工程、修缮（装饰）工程造价5千元以上，3万元以下的，要附审计处备案单。3万元（含3万元）以上的，要附审计处审计报告。（海大办【2009】70号）
14. 发票签名时，要注明经手人、证明人。1000元发上的发票，负责人需在发票上签名。
15. 出租车票必须注明调研目的地、内容。
16. 出差补助如低于标准或不给补助的，请在差旅费报销单上注明“按此补助标准计发”或“不计出差补助”并签名。
17. 发放劳务费、咨询费等。要附本人身份证复印件。
18. 购买图书的，需要到图书馆盖章。
19. 差旅单填写要求，明细要用水笔填写，合计用铅笔填写。
20. 节假日调研差旅费是巡视和审计关注的重点，为了避免审计或者巡视问询时遗忘。请各位老师报账时附相关说明。具体模板如下。
节假日调研说明
本人。。。。。。，系。。。单位的教职工，自 年 月 日至 年 月 日在**调研，本人承诺本次调研行为真实，并承担相应的责任。
承诺人：
单位（或项目）负责人：
（单位盖章）